Dernière mise à jour :
Responsable du traitement et périmètre
La présente politique couvre le site menivox.com, l’application mobile Menivox, les espaces client et professionnel et les échanges avec l’assistance. Pour les traitements décidés par Menivox, l’entité qui exploite Menivox agit en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD.
Menivox IA désigne le service présenté sur ce site. Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez écrire à privacy@menivox.com. Pour un signalement de sécurité : security@menivox.com.
Catégories de données traitées
Selon les fonctionnalités utilisées, Menivox peut traiter les catégories suivantes :
- Identité et compte : nom, prénom, adresse e-mail, identifiants techniques et rôles.
- Données professionnelles : établissement, équipe, droits d’accès, coordonnées de facturation et informations contractuelles.
- Contenu de restauration : cartes, plats, prix, promotions, horaires, images et autres contenus fournis ou validés par un professionnel.
- Usage du service : actions nécessaires au fonctionnement, paramètres, langue, scans/QR, événements de sécurité et journaux techniques.
- Assistance : contenu des demandes, adresse e-mail, établissement éventuel et historique utile à la résolution.
- Données de paiement ou de boutique : uniquement les informations mises à disposition de Menivox par le prestataire de paiement ou la boutique lorsqu’une fonctionnalité payante l’exige ; Menivox ne demande jamais de saisir un mot de passe Apple ou Google dans ses propres formulaires.
- Données liées aux fonctions de l’appareil : caméra, photos, notifications ou localisation uniquement lorsqu’une fonctionnalité l’exige et après l’autorisation du système lorsque celle-ci est requise.
Finalités et bases légales RGPD
| Traitement | Finalité | Base légale principale | Durée de principe |
|---|---|---|---|
| Création et gestion du compte | Authentifier, gérer le profil, les rôles et fournir le service | Exécution du contrat / mesures précontractuelles — art. 6(1)(b) | Compte actif + 30 jours, puis sauvegardes techniques jusqu’à 90 jours |
| Gestion des établissements, menus et équipes | Fournir les fonctions professionnelles et publier les contenus validés | Exécution du contrat — art. 6(1)(b) | Pendant la relation contractuelle + 30 jours, hors obligations légales |
| Contact et assistance | Répondre aux demandes et assurer le suivi | Contrat / intérêt légitime à assurer le support — art. 6(1)(b) et (f) | 24 mois après clôture du dossier |
| Sécurité, prévention des abus et logs | Protéger les comptes, API, QR et infrastructure | Intérêt légitime de sécurité — art. 6(1)(f), et obligation légale si applicable | 12 mois maximum, sauf incident nécessitant une conservation probatoire plus longue |
| Facturation et comptabilité | Facturer, justifier les opérations et répondre aux obligations fiscales/comptables | Contrat + obligation légale — art. 6(1)(b) et (c) | 10 ans pour les pièces comptables concernées |
| Préférences facultatives / mesure non essentielle | Activer une option demandée ou une mesure d’audience facultative | Consentement — art. 6(1)(a) | Jusqu’au retrait du consentement ; choix navigateur réévalué au plus tard après 6 mois |
| Demandes RGPD | Traiter l’exercice des droits et prouver la réponse | Obligation légale — art. 6(1)(c) | Jusqu’à 3 ans après clôture, sauf litige |
Lorsque Menivox invoque l’intérêt légitime, une mise en balance est réalisée afin de vérifier que les droits et libertés des personnes ne prévalent pas sur cet intérêt.
Application mobile et autorisations
Une autorisation du téléphone n’est demandée que lorsqu’elle est utile à une fonction. Le refus d’une autorisation peut rendre cette fonction indisponible sans empêcher l’usage des parties du service qui n’en dépendent pas.
| Fonction | Pourquoi | Principe de confidentialité |
|---|---|---|
| Caméra / photos | Scanner un QR code, importer ou photographier un menu, joindre une image | Accès déclenché par l’utilisateur et limité à la fonction demandée. |
| Notifications | Recevoir des informations de service, sécurité ou activité lorsque la fonction est activée | Activables/désactivables dans les réglages du système. |
| Localisation, si activée | Afficher une expérience ou des établissements pertinents à proximité | Demandée uniquement pour les fonctions qui l’exigent ; pas d’usage publicitaire par défaut. |
| Stockage local sécurisé | Conserver session, préférences ou données nécessaires à l’app | Minimisation et suppression lors de la déconnexion/suppression lorsqu’applicable. |
Les informations de confidentialité présentées dans l’App Store et Google Play sont mises à jour afin de rester cohérentes avec les données et autorisations réellement utilisées par l’application Menivox.
Intelligence artificielle et automatisation
Menivox peut utiliser l’IA pour assister l’import et la structuration d’une carte, proposer des traductions ou suggérer des informations. Les résultats ne doivent pas être considérés comme une décision humaine définitive : le professionnel reste responsable de la vérification des contenus publiés, notamment des allergènes et informations alimentaires.
Lorsqu’un prestataire d’IA traite un contenu pour le compte de Menivox, Menivox limite les données envoyées à ce qui est nécessaire à la fonctionnalité et encadre le prestataire par des obligations de confidentialité et de protection des données. Les données sensibles ou non nécessaires ne doivent pas être incluses dans les requêtes d’IA.
Destinataires, sous-traitants et prestataires
Les données sont accessibles uniquement aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour leur mission. Les catégories actuelles ou susceptibles d’être utilisées comprennent :
| Destinataire / catégorie | Rôle | Données concernées | Encadrement |
|---|---|---|---|
| OVHcloud / infrastructure d’hébergement | Hébergement web et infrastructure technique | Données techniques et données hébergées selon le service | Contrat de sous-traitance et mesures de sécurité applicables |
| Prestataire de messagerie / transport e-mail | Acheminer les e-mails transactionnels et demandes de support | Adresse e-mail, sujet et contenu du message nécessaire | Accès limité à la livraison et au support |
| Apple App Store / services Apple | Distribution iOS et services de plateforme utilisés par l’app | Données de boutique et techniques déterminées par Apple et par les fonctions activées | Apple agit pour certains traitements selon ses propres conditions ; Menivox traite uniquement les données reçues nécessaires |
| Google Play / services Google | Distribution Android et services de plateforme utilisés par l’app | Données de boutique et techniques déterminées par Google et par les fonctions activées | Google agit pour certains traitements selon ses propres conditions ; Menivox traite uniquement les données reçues nécessaires |
| Prestataires techniques et services d’intelligence artificielle | Fonctionnalités spécialisées, sécurité, traitement ou assistance IA | Uniquement les données nécessaires à la fonction | Évaluation du fournisseur, contrat et garanties de transfert si nécessaires |
| Autorités / conseils | Respect d’une obligation légale, défense d’un droit ou réponse à une demande valide | Uniquement les données légalement requises | Base légale et minimisation |
Menivox ne vend pas les données personnelles. Une liste plus détaillée des sous-traitants applicables à un service professionnel peut être demandée à privacy@menivox.com.
Boutiques d’applications et services associés
Apple et Google exploitent leurs boutiques et peuvent traiter, en tant qu’acteurs distincts, des données liées au compte de boutique, au téléchargement, au paiement, à la sécurité ou au diagnostic selon leurs propres conditions. Menivox ne contrôle pas les traitements réalisés directement par la boutique.
Menivox met à disposition une politique de confidentialité et un parcours de suppression de compte accessibles depuis le site. Lorsque la création d’un compte est proposée dans l’application, la demande de suppression peut également y être initiée.
Transferts hors Espace économique européen
Menivox privilégie l’hébergement et les prestataires situés dans l’Espace économique européen. Lorsqu’un destinataire traite des données dans un pays situé hors EEE, le transfert doit reposer sur un mécanisme reconnu par le RGPD : décision d’adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.
Vous pouvez demander des informations sur les garanties applicables à votre traitement à privacy@menivox.com.
Durées de conservation
Menivox applique une durée déterminée par la finalité et ne conserve pas les données indéfiniment “au cas où”. Les durées principales sont celles du tableau des bases légales ci-dessus. En cas de suppression de compte, les données actives visées sont supprimées ou anonymisées en principe dans les 30 jours, puis disparaissent des sauvegardes rotatives au plus tard dans les 90 jours, sauf obligation légale ou nécessité probatoire.
Les pièces comptables et justificatives soumis aux obligations belges de conservation peuvent devoir être conservés pendant 10 ans, même après la suppression du compte.
Sécurité et journalisation
Menivox met en œuvre des mesures proportionnées : contrôle des accès, moindre privilège, validation des entrées, communications chiffrées, limitation des tentatives, journaux de sécurité, sauvegardes et procédures de réponse aux incidents. Les mots de passe ne doivent jamais être conservés en clair.
Pour signaler une vulnérabilité sans exposer publiquement des détails techniques : security@menivox.com.
Vos droits RGPD
Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité, l’opposition, ainsi que retirer un consentement à tout moment sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.
Pour exercer vos droits : privacy@menivox.com ou utilisez le formulaire de contact en choisissant « Vie privée / RGPD ». Menivox peut demander des éléments raisonnables pour vérifier l’identité si cela est nécessaire pour éviter de transmettre des données à la mauvaise personne.
Autorité de contrôle et droit de plainte
Vous pouvez d’abord contacter Menivox afin de résoudre votre demande. Vous disposez également du droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Belgique : Autorité de protection des données (APD/GBA), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.
Mineurs et données sensibles
Menivox n’est pas conçu pour collecter sciemment des données sensibles ou des données d’enfants sans base juridique appropriée. Les utilisateurs ne doivent pas transmettre dans les champs libres des données de santé, documents d’identité, informations bancaires ou autres données sensibles qui ne sont pas nécessaires au service.
Mises à jour de la politique
Cette politique peut évoluer avec le service, les prestataires ou la réglementation. Toute modification importante est datée et, lorsque cela est nécessaire, signalée dans l’application ou sur le site. La version publiée en ligne est la version de référence pour la date indiquée en haut de page.
Menivox
Contacter Menivox
Besoin d’aide, d’une précision ou d’un interlocuteur précis ? Écrivez directement au service concerné ou utilisez notre formulaire de contact.
Ouvrir le formulaire de contact